Обложка личного дела в архив сотрудника образец

Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах. Личное дело сотрудника, требования к его оформлению Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории: представляемые и формируемые при поступлении на работу: копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата; анкеты и резюме; рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы; медицинские справки; заявление о приеме на работу; трудовой договор; копия приказа о приеме на работу и т.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись. Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать. При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст.

необходимо оформить обложку папки документов в архив личных дел. Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации. В статье При составлении личного дела сотрудника требования к его к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д. Личное дело – это документ или совокупность документов, деятельности, помещенных в отдельную обложку. графу заполнять при сдаче личного дела в архив).

Опись личного дела работника

Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом. Правила ведения личных дел работников Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся. Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний. За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру. При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись. Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений при необходимости. Заполнение титульного листа личных дел персонала компании Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие чего содержит такие сведения, как: название фирмы-работодателя при наличии подразделений необходимо указать то, в котором трудится гражданин ; порядковый номер личного дела работника; ФИО работника; дата открытия личного дела совпадает с датой приема в компанию работника ; дата закрытия совпадает с датой приказа об увольнении ; фактическое количество листов документа заполняется непосредственно перед передачей документа в архив фирмы. Титульный лист личного дела работника — образец: Титульный лист личного дела работника — образец С целью закрепления на уровне фирмы методики ведения личных дел руководством может быть издано положение о личном деле работника. Этот документ чаще всего составляется в госорганизациях и содержит в себе информацию о том, какие документы физлицо предоставляет при трудоустройстве, какие документы следует оформить работодателю, а также иные аспекты, в той или иной степени касающиеся ведения личных дел персонала фирмы. Хранение личных дел граждан, которые на текущий момент трудятся в компании работодателя, осуществляется в отделе кадров при его отсутствии у бухгалтера. После того как договор расторгнут личное дело должно быть подшито и передано на хранение в архив организации. Бланк личного дела является важным документом, который, несмотря на необязательность применения, успешно используется отечественными фирмами. Опись на личное дело на сотрудника — образец:.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внутренняя опись На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа при наличии , название, количество листов в новом документе. В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф. Порядок ведения личных дел учет, внесение изменений В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими.

При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке. Также в папку рекомендуется вставлять но не подшивать фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет. Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела анкете, личном листке , то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение.

Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно. Хранение документов Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива. Личные дела работников могут храниться следующими способами: По алфавиту; По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров. Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация. Копия ИНН работника. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.

Фотография сотрудника цветная или черно-белая. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.

Опись личного дела перечень документов, который содержится в нем. Требования законодательства на год На год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения: Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел.

Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т. Кто и когда формирует За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу — сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника паспорта, диплома, ИНН и т. В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом: поступление сотрудника на работу; формирование дела сотрудником ОК; последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления. Инструкция по заполнению Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками: Личное дело заводится в виде отдельной папки бумажная, скоросшиватель, с завязками и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.

Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения она совпадает с датой поступления на работу , возможно также указывать должность.

Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке. Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела — оно не должно превышать листов. Хранение и выдача Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил: Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение если штат сотрудников достаточно большой , шкаф или ящик. Располагают папки вертикально, корешками наружу чтобы они были видны.

Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы. Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал — таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах. Дела сотрудников хранят в порядке систематизации — по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке — такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности. Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.

При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации — непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника — это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии. Такие документы могут понадобиться во многих случаях — при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы: Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения — туда обычно подкалывают приклеивают те бумаги, которые будут находиться постоянно. Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов — гораздо приемлемее содержать в деле копии. Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.

Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке. Необходимость для совместителя При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии. Особенности оформления можно узнать из данного видео. Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке.

Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований. Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео: Кто ведет документацию и что в нее входит При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов: Анкета; Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях; Рекомендационные листы; Заявление о приеме на работу и увольнении; Трудовое соглашение; Разного рода приказы например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу ; Брачное свидетельство;.

Образец оформления личного дела сотрудника

Правила ведения личных дел работников Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся. Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний. За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.

Личное дело работника

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи. На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа при наличии , название, количество листов в новом документе. В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц. В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф. Порядок ведения личных дел учет, внесение изменений В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть, порядок формирования

Шаблоны и формы Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации В статье рассказываем о правилах оформления и ведения личных дел: как оформлять, где и как хранить, кто несет ответственность. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.

Личное дело – это документ или совокупность документов, деятельности, помещенных в отдельную обложку. графу заполнять при сдаче личного дела в архив). Скачать образец бесплатно. Обложка личного дела сотрудника. Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на. Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь: и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы.

Опись — это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т. Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Личное дело титульный лист образец

Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: Копии свидетельства о браке разводе , свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений. Договор его копия о материальной ответственности для материально ответственных лиц. Должностные инструкции. Копии приказов о переводе , поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении в должности. Справки о результатах периодических медицинских осмотров обследований.

Конверты с подшитыми вложениями в них; Поврежденные листы Внутренняя опись На описи отмечается номер дела и его заголовок обычно это Ф. В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа при наличии , название, количество листов в новом документе.

.

.

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 5
  1. Ксения

    Эта версия устарела

  2. Юлий

    КОНЦОВКА КЛАССНАЯ!!!!!!!!!!!!!!!!!

  3. Савва

    Я считаю, что это — заблуждение.

  4. Игорь

    Мне нравится это топик

  5. Кондрат

    не чё путём

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных